آشنائی با شیرپوینت سرور مایکروسافت (بخش چهارم- ابزارها و مکانیزم ها در Sharepoint )

1. نماها (View):  استفاده از نماها ، راه حل مفیدی است که مدیریت لیست می تواند از طرق گوناگون اطلاعات خود را در کتابخانه ها و لیست ها به کاربران نمایش دهد. نماهای مختلف ممکن است ستون ها ، مرتب سازی ها ، فیلترها ، گروه بندی ها و شیوه های مختلفی داشته باشند. انواع نما در شیرپوینت : (1)عمومی : این نماهای ایجاد شده در لیست ها و کتابخانه ها توسط مدیریت آنها به صورت عمومی تهیه می گردند که قایل استفاده توسط تمامی کاربران هستند. (2)اختصاصی : کاربران این نماها را ایجاد می نمایند و تنها کاربری که آنرا ایجاد نموده می تواند از آن استفاده نماید.
2. اجزا وب (Web Part):  وب پارت ها بلوک هائی در صفحه شیرپوینت هستند که داده ها را نمایش داده و میتوانند در ناحیه مشخصی از صفحه(web part zone) قرار گیرند. یک صفحه می تواند وب پارت های مختلفی را در یک منطقه یا مناطق مختلف جا دهد. توسعه دهندگان شیرپوینت می توانند وب پارت ها را توسعه دهند ، اما داده ها و عملیاتی را که این وب پارت ها نمایش و انجام می دهند محدود به آن چیزی است که توسعه دهنده انجام داده است. گرچه وب پارت ها جزئی از شیرپوینت می باشند ، اما می توانند اطلاعاتی را که خارج از شیرپوینت هم هستند نمایش دهند. به طور مثال ممکن است یک وب پارت طوری توسعه داده شده باشد که اطلاعات یکی از نرم افزارهای کاربردی مدیریت پروژه یا فرم زمانی را نشان دهد. وب پارت ها علاوه بر موارد مذکور می توانند با اطلاعات نیز کار کنند مانند حذف ، ایجاد یا ویرایش رکوردها.
3. هشدار (Alert): استفاده از هشدارها راه ساده ایی برای آگاهی از تغییرها در لیست ها و کتابخانه ها و یا حتی اسناد و موارد ، به ویژه به وسیله پست الکترونیکی است. شیرپوینت دارای روشی برای هشدار داخلی است که به کاربران امکان ثبت انواع مختلف هشدارها را می دهد. اساسا کاربران قطعه ای از یک محتوا را انتخاب نموده که با اعمال هر تغییری در آن ، شیرپوینت برای آنها یک هشدار ارسال می نماید.
4. ستون سایت (Site Column):  یک ستون سایت ، ستونی است برای لیست ها یا کتابخانه های اسناد در سطح سایت که می تواند در تمامی لیست ها و کتابخانه های اسناد سایت و زیر سایت هایش مورد استفاده قرار گیرد. مدیریت سایت می تواند یکبار ستون های معینی از داده ها را تعریف نموده و آنها را از یک محل مرکزی مدیریت نماید.(به جای اینکه این ستون ها در دفعات متعدد و در لیست ها و کتابخانه های متعدد آن هم چندین بار ایجاد گردند)
5. نوع محتوا (Content type): مدیریت سایت می تواند محتویات سایت را ایجاد و مدیریت نماید. این محتویات می تواند بعدا در سایت و تمامی زیر سایت های آن موجود باشد. محتویات می توانند در هر سایت ایجاد گشته و هر زیر سایت در همان سایت از آن استفاده نماید. هر زیر سایت می تواند از محتویات موجود در سایت والد خود استفاده نموده یا محتویات مربوط به خود را ایجاد نماید. باید بدانیم محتویات دارای ساختار سلسله مراتبی هستند ، این بدان معنا است که آنها از والد محتویات را به ارث می برند. بنابراین اگر در محتوای والد تغییری ایجاد گردد این تغییر در فرزندان اعمال خواهد شد.
6. برچسب گذاری (Tagging):  علامت گذاری یک روش جمعی در SPS و نه در SPF است که امکان علامت گذاری اسناد ، موارد لیست ها و حتی صفحه یا واقعه ایی را در سایت شیرپوینت یا خارج از آن مهیا می سازد. موارد کاربرد : (1)چیزهائی که باید بیاد آورید. (2)به چه صفحه یا سندی علاقه مند هستید. (3)اضافه نمودن یادداشت و توضیحات به انواع محتوا.
7. فراداده (Meta Data):  مدیریت فراداده فقط در SPS و نه در SPF وجود دارد و روشی است که امکان ایجاد مجموعه های طبقه بندی شده موارد را به سرپرستان سایت می دهد. این مجموعه ها بعدا می تواند در لیست ها و کتابخانه های اسناد مورد استفاده قرار گیرد. یک مجموعه فراداده شبیه لیست موارد است اما با این تفاوت که این موارد می توانند تعداد زیادی از موارد را به صورت سلسله مراتبی در زیر مجموعه خود داشته باشند. با استفاده از متا دیتا می توان لیستی از موارد را به صورت سلسله مواردی تهیه نمود.
8. نسخه گذاری (Version):  کتابخانه اسناد و لیست ها در شیرپوینت دارای انتخابی برای پیگیری نگارش ها می باشند. این انتخاب نگارش های قدیمی اسناد یا موارد را هربار که تغییر میکنند ذخیره می نماید. مثلا اگر کاربری یک سند را بارگزاری نموده و کاربر دیگر آنرا ویرایش و ثبت نماید، این کار را مدیریت نگارش گویند یعنی شیرپوینت سند اصلی را به عنوان یک نگارش ثبت می نماید. کاربران در هر زمان می توانند به تاریخچه نگارش مراجعه نمایند و نسخه خاص خود را مشاهده یا بازیابی نمایند، این کار باعث می شود که نگارش جاری سند بازیابی شده منطبق با نگارش انتخاب شده گردد.
9. Check in/Check Out:  از اصطلاحات مشترک در سامانه های مدیریت اسناد است. کاربرد آن در مواقعی است که چندین کاربر روی یک محتوا در حال کار می باشند، تا از تداخل کار آنها روی یکدیگر جلوگیری شود. Check-in : به معنای اضافه نمودن مورد لیست یا فایل جدید یا ویرایش شده به کتابخانه اسناد یا لیست می باشند ، تا از تداخل کار آنها روی یکدیگر جلوگیری شود. Check-out : به معنای دریافت نسخه ای از سند یا مورد لیست موجود در کتابخانه اسناد یا لیست است. با Check-out کردن یک مورد یا فایل می توان از ویرایش آن توسط دیگران جلوگیری نمود. با Check-in کردن یک مورد یا فایل امکان ویرایش آن به سایر افراد داده میشود. بدون اینکه نگران جایگزاری تغییر دیگران به جای تغییرات انجام شده باشیم. وقتی محتوائی Check-out می گردد سایر افراد امکان مشاهده نگارش های قبلی آن محتوا را دارند.
10. جریان کاری (Work Flow):  گردش کاری در شیرپوینت مجموعه ایی از قدم هائی است که باید به عنوان بخشی از فرایندهای سازمان برای یک سند یا مورد لیست اجرا گردد. بعضی از این قدم ها خودکار و بعضی دستی هستند. شایع ترین نوع گردش کاری برای سناد عبارتند از گردش کاری بررسی و یا تائید! تائید برخی از اسناد نیازمند بررسی توسط افرادی متفاوت و اخذ تائیدیه آنها جهت انتشار است، یا تغییر هر صفحه سایت نیازمند تائید سرپرست سایت است تا آن صفحه منتشر گردد.

منبع :

کتاب Sharepoint 2010 How To انتشارات SAMS.

مرجع کاربردی Sharepoint 2010 انتشارات پندار پارس.